Nowe deklaracje ZUS OWU i RIA

Nowe deklaracje ZUS OSW i ZUS RIA już w 2019 roku!

No comment

Jedną z ważniejszych zmian jakie zaczynają obowiązywać od stycznia 2019 roku jest skrócenie okresu przechowywania akt osobowych. W odniesieniu do osób zatrudnionych w okresie do 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. pracodawca będzie mógł stosować 10 letni okres przechowywania tylko pod warunkiem przekazania do ZUS odpowiednich informacji. Będą do tego służyć nowe deklaracje ZUS OSW i ZUS RIA.

Czego dotyczą nowe deklaracje ZUS?

Czym jest ZUS OSW?

Pracodawca, który chce skrócić okres przechowywania akt osobowych pracowników do 10 lat musi przekazać do ZUS oświadczenie ZUS OSW. Jest to  deklaracja, w której pracodawca zobowiązuje się przekazać raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018 r.

Co to jest informacja ZUS RIA?

Po złożeniu oświadczenia ZUS OSW pracodawca jest zobowiązany złożyć raport informacyjny ZUS RIA. Składa się go za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Raport ten ma zastąpić obowiązek wystawiania dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń.

Nowe deklaracje ZUS a terminy ich składania

ZUS OSW można złożyć w wybranym przez siebie terminie ponieważ jest to dobrowolna decyzja. Można go także wycofać, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Jeżeli złoży się oświadczenie ZUS OSW wówczas raport informacyjny ZUS RIA należy przekazać:

  • w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia (gdy pracownik zakończył  pracę przed złożeniem oświadczenia)
  • razem z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych – ZUS ZWUA (gdy pracownik zakończył pracę po złożeniu oświadczenia).

Należy także pamiętać żeby  przekazać ZUS RIA pracownikowi zwolnionemu w formie papierowej, oraz że po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem w tym jego akta osobowe.

Jakie informacje będą zawierać nowe deklaracje ZUS RIA?

W raporcie informacyjnym ZUS RIA będą wpisywane informacje dotyczące:

  • podstawy świadczenia pracy (umowa o pracę, umowa o świadczenie usług np. umowa zlecenia),
  • wypłaconych przychodów niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty,
  • okresów wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć,
  • okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
  • okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
  • daty, trybu rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
  • czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.