Szablon dokumentu to podstawa dla przygotowywanych potem podobnych dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w firmie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i dodatkowo niektóre elementy dokumentu. Ma za zadanie ułatwić edytowanie dokumentu. Korzystając z zrobionego wzorca, nie musimy przygotowywać dokumentu za każdym razem. Używamy jego podstawowej opcji. Uzupełniamy tylko dane w polu jego edycji. W tym przypadku przyspieszamy i rzeczywiście ułatwiamy pracę związaną z przygotowaniem danego dokumentu. Dotyczy to szczególnie tych dokumentów , z których najczęściej korzystamy. Wśród nich m.in. :
- umowy zlecenia,
- rachunki,
- potwierdzenie odbioru,
- faktury ,
- umowy o dzieło.,
- umowy o pracę,
- potwierdzenia zapłaty,
- wezwania do zapłaty
Do takich należą też faktury abonamentowe w księgowości. W tym przypadku specjalny program do faktur, wystawia automatycznie faktury na zasadzie szablonu.
Szablony można, a nawet powinno się edytować, by były zgodne z używaną kolorystyką własnej firmy. Zatem ważne jest umieszczenie na nich logo i zastosowanie konkretnego stylu, wyglądu i czcionki. W tym momencie dokumenty firmowe nabiorą indywidualnego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie powinno się przesadzać z wybujałą kolorystyką i wymyślną stylistyką konkretnego dokumentu. Szablony powinny być proste i czytelne.