Lista obecności a RODO

Lista obecności – czym jest i jakie informacje powinna zawierać?

No comment

Dokument jakim jest, sporządzana przez pracodawcę, lista obecności, służy do potwierdzania obecności pracowników w danym dniu pracy. Potwierdzeniem pojawienia się w pracy osoby zatrudnionej jest złożony przez nią podpis na dokumencie w odniesieniu do odpowiedniego dnia. Co powinna zawierać lista obecności oraz czym różni się ona od ewidencji czasu pracy? Odpowiedzi na powyższe pytania nie koniecznie mogą okazać się oczywiste.

Lista obecności- podstawa prawna

Ustawodawca nie wskazał wprost w żadnym artykule obowiązku tworzenia i prowadzenia list obecności. Natomiast art. 104(1) §1 pkt. 9 Kodeksu pracy, określa jakie prawa i obowiązki, pracownika i pracodawcy, powinien zawierać w swojej treści regulamin pracy. W tym artykule wskazany został obowiązek zawarcia w regulaminie informacji o sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Opisany powyżej zapis nie narzuca na przedsiębiorcę konkretnego sposobu prowadzenia ewidencji obecności pracowników ale jednocześnie wskazuje, że należy taką ewidencję prowadzić.

Dozwolone formy ewidencjonowania obecności pracowników w pracy to między innymi:

  • wydruk listy obecności,
  • forma elektroniczna (np. odczyt z karty magnetycznej).
  • potwierdzenie ustne.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Częstym błędem przedsiębiorców jest traktowanie listy obecności i ewidencji czasu pracy jako jedną i tą sama rzecz. Ewidencja czasu pracy jest dokumentem zawierającym informacje o przepracowanym czasie pracy. W ewidencji ujmuje się takie informacje jak np.:

  • godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczba godzin przepracowanych (w tym liczba godzin przepracowana w porze nocnej, nadliczbowo),
  • dniach wolnych od pracy,
  • rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy oraz  nieusprawiedliwionych nieobecności,
  • czasie pracy pracownika młodocianego (przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego) itp.

Informacje te są potrzebne do ustalenia przysługującego pracownikowi wynagrodzenia oraz innych świadczeń pieniężnych.

Lista obecności natomiast ma na celu ewidencjonowanie przybycia i obecności w pracy pracownika. Dokument ten przyjmuje formę papierową na którym pracownicy powinni składać podpisy jako dowód stawiennictwa w pracy.

Elementy listy obecności

Lista obecności powinna zawierać w sobie:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • miejsce na podpis pracownika 
  • okres, którego dotyczy prowadzona lista.

Może zawierać dodatkowo:

  • godziny przyjścia i wyjścia,
  • miejsce na podpis kierownika, któremu podlega zatrudniony,
  • dane kierownika, mogącego potwierdzić faktyczny stan z zadeklarowanym czasem pracy w dokumencie,

Lista obecności a RODO

Art. 27 ustawy o Ochronie Danych Osobowych określa jakie dane osobowe nie powinny być przetwarzane w odniesieniu do pracowników. Zabronionym jest przetwarzanie danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne pracownika, jego poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, itd. Co istotne z perspektywy listy obecności – zabronionym jest przetwarzanie m.in. informacji o stanie zdrowia pracownika.

W związku z powyższym, niezgodnym z przepisami jest wskazywanie w prost, na liście obecności, rodzaju nieobecności pracownika. Lista obecności powinna mieć na celu jedynie potwierdzenie obecności w pracy pracownika w danym dniu. 

Wskazanym jest aby w zadeklarowanym dniu nieobecności pracownika wpisać w pole słowo “nieobecność” bez wskazania na przyczynę jej powstania. Informacje o rodzaju nieobecności powinny być uwzględnione w prowadzonej ewidencji czasu pracy, ponieważ te dane są wymagane do prawidłowego naliczenia wynagrodzenia.