Delegacje krajowe i zagraniczne na stałe są już wpisane w życie zawodowe. Mimo swojej powszechności, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy wciąż popełniają wiele błędów w ich rozliczaniu. Jakie to błędy i jak sobie z nimi radzić, wyjaśniamy poniżej.
Rozliczenie delegacji - Problemy pracowników
Pracownicy zazwyczaj zastanawiają się, jakie wydatki mogą wliczyć w koszty delegacji. Podróż służbowa kojarzy się często z pełnym przepychu wyjazdem, dlatego nierzadko pracownicy nie liczą się absolutnie z kosztami, mając nadzieję, że wszystkie poniesione wydatki pokryje pracodawca. Tymczasem czeka ich gorzkie rozczarowanie, bo albo okazuje się, że zapomnieli należycie je udokumentować, albo zwyczajnie przekroczyli obowiązujące limity przepisów podatkowych oraz norm, którymi posiłkuje się ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Oddelegowania a podróż służbowa
Głównym problem przedsiębiorców jest rozróżnienie pojęcia oddelegowania oraz podróży służbowej.
Pojęcie oddelegowania
Z oddelegowaniem pracownika mamy do czynienia gdy przedsiębiorca wyśle (przydzieli) pracownika do wykonywania pracy na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę, co wiąże się ze zmianą wskazanego w umowie miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka następuje poprzez zastosowanie aneksu do umowy zmieniającego warunki pracy.
Zobacz też:
Pojęcie podróży służbowej
Podróż służbowa to taka podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jego pracy.
| Ważne! Wynikające z organizacji pracy stałe wykonywanie zadań w różnych miejscach i terminach przez samego przedsiębiorcę lub jego pracownika NIE JEST podróżą służbową. A co za tym idzie – podczas oddelegowania czy zmian miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, które dostępne są dla pracowników udających się w podróż służbową. |
Polecenie wyjazdu służbowego - delegacja pracownika
Podstawą formalną podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego (w praktyce stosuje się polecenie wydane na piśmie, nie jest ono wymagane, ale żeby uniknąć wszelakich niedomówień, warto sporządzić taki druk), które określa termin, miejsce oraz cel konkretnego wyjazdu. Osobą wydającą polecenie jest pracodawca. Jeśli pracownik odmówi wykonania polecenia, czyli nie pojedzie w podróż służbową, pracodawca może wobec niego wyciągnąć odpowiednie konsekwencje. Nie dotyczy to kobiet w ciąży oraz jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4. roku życia.
Więcej na ten temat znajdziesz tutaj: Rozliczanie delegacji
