Przedsiębiorcy są zobowiązani opłacać składki ZUS na ubezpieczenia społeczne -w tym na emerytalne, rentowe i wypadkowe oraz na ubezpieczenie zdrowotne i Funduszu Pracy. Jedynie opłacanie składek na ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Przedsiębiorca może się zdecydować na jedną z dwóch form rozliczeń składek ZUS. Możliwe jest :

Przepisy nie narzucają metody, w jaki sposób można rozliczać składki ZUS, ta decyzja należy do przedsiębiorcy.

Składki ZUS przedsiębiorcy odliczone w podatku

W przypadku, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na odjęcie składek ZUS bezpośrednio od dochodu, nie są już wykazywane w KPiR, tylko składki społeczne uwzględniane w rozliczeniu podatku dochodowego.

Przykład 1.

Podatnik odlicza składki społeczne od osiąganego dochodu.

Na koniec roku wykaże on:

  • przychód w 2018r.: 50 000 zł,
  • koszty koszty 2018r.: 45 000 zł,
  • dochód 2018 r..: 50 000-45 000=5 000zł
  • składki na ubezpieczenie społeczne (bez chorobowego) opłacone w 2018r.: 834,55 zł x 11 miesięcy + 778,14= 9180,05+ 778,14 zł.=9 958,19zł
Przy takim odliczeniu składek społecznych od osiąganego dochodu część składek (5000-9958,19=4958,19 zł) przepadnie. Dochód z działalności nie pozwalana ich pełne odliczenie oraz nie można ich odliczyć w następnym roku podatkowym.

Składki ZUS jako koszt

Zaliczając składki ZUS do kosztów, ujmuje się je w księdze przychodów i rozchodów po stronie kosztów (kolumna 13) wraz z innymi wydatkami, jakie zostały poniesione w celu uzyskania przychodu. Warto pamiętać że co do zasady strata może być rozliczona w kolejnych latach podatkowych. Czyli, zaliczając składki ZUS do kosztów, przedsiębiorca powiększa stratę, która w przyszłości obniży podstawę jego opodatkowania. Przykład 2.

Rozliczanie składek na ubezpieczenie społeczne bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu.

Na koniec roku wykaże:

  • przychód w 2018r.: 50 000 zł,
  • składki na ubezpieczenie społeczne (bez chorobowego) opłacone w 2018r.: 9 958,19 zł
  • koszty 2018r.: 45 000 +9 958,19 =54 958,19zł (koszty przykładu 1. powiększone o zapłacone składki ZUS na ubezpieczenie społeczne),

Osiąga on stratę z działalności (50000-54958,19=-4958,19zł), jednak powstałą stratę będzie miał prawo rozliczyć w ciągu kolejnych 5 lat podatkowych, przy czym w trakcie jednego może uwzględnić 50 proc. wartości straty z danego roku.

Fundusz pracy w KPiR

Przedsiębiorcy, którzy odprowadzają dodatkowo składkę na Fundusz Pracy zawsze zaliczają ją do kosztów firmowych ujmując w kolumnie 13 KPiR. Nie ma w tym wypadku możliwości odliczenia od dochodu.

Składka zdrowotna

Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest zawsze odejmowana od samej kwoty podatku dochodowego. Istotne jest to że odliczenie to wynosi 7,75% podstawy wymiaru składki, a nie w pełnym wymiarze 9%. W 2019 roku odliczeniu podlega 294,78 zł.

Co przedsiębiorca powinien  wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji? Głównym wyznacznikiem jest jest wysokość dochodu. Dzieje się tak ponieważ przy niskim dochodzie lub stracie opłacalne jest zaliczenie składek do kosztów uzyskania przychodów, zaś przy wysokim różnica nie wystąpi