Pracodawca ma obowiązek przygotować plan urlopów, w którym określa się terminy urlopów wypoczynkowych w danym zakładzie pracy. Tworzy się go, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Nietworzenie planu urlopów

Plan urlopów nie musi przygotowywać pracodawca:
  • gdy działająca u niego zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na jego nieustalanie,
  • u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. Wówczas kwestia nietworzenia planu urlopowego powinna być wtedy określona w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu, gdy zakład pracy nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy.
Jeżeli pracodawca, zrezygnuje z ustalania planu urlopów, wówczas musi ustalić termin urlopu indywidualnie po porozumieniu z pracownikiem.

Plan urlopów a konieczność złożenia wniosku

Co do zasady plan urlopów jest wiążący dla pracownika i pracodawcy. Czyli ustalenie terminu urlopu w planie urlopów powoduje nabycie przez pracownika prawa do zwolnienia od pracy na okres przewidziany w planie. Plan urlopów jest źródłem zobowiązania pracodawcy do udzielenia pracownikowi urlopu we wskazanym terminie i jest podstawą roszczenia o wykonanie tego obowiązku.Jednak pracownik przed planowanym urlopem ma obowiązek uzyskać zgodę pracodawcy na skorzystanie z urlopu. Dziej się tak ponieważ plan urlopów  to narzędzie do zaplanowania wypoczynku pracowników, a samo jego funkcjonowanie zwalania pracownika z obowiązku uzyskania zgody pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Sporządzenie planu urlopów nie decyduje o tym, czy pracownicy skorzystają z urlopów w zaplanowanym terminie i wymiarze. Ponieważ może okazać się, że pracownik nie będzie mógł rozpocząć urlopu w ustalonym terminie lub zostanie  on przerwany (np. z powodu choroby pracownika lub innej okoliczności uniemożliwiającej skorzystanie z odpoczynku).

Wiosek urlopowy a zgoda pracodawcy

Samo złożenie wniosku nie jest jednoznaczne z możliwością rozpoczęcia z urlopu w  terminie, przewidzianym w planie urlopowym. Pracodawca musi zaakceptować wniosek oraz wyrazić zgodę na udzielenie urlopu (np. podpisanie podpisanie podania o urlop lub udzielenia zgody w inny sposób przyjęty w firmie). Dopiero po uzyskaniu zgody pracownik może prawnie skorzystać z urlopu.